Bagaimana tahapan dalam menyusun perencanaan yang baik?
Organisasi terlebih dahulu melakukan identifikasi faktor internal dan faktor eksternal sebelum menyusun perencanaan. Salah satu metode yang dapat digunakan adalah melalui analisa SWOT yang diperkenalkan oleh Albert S. Humphrey (1960) , yaitu memahami faktor internal (kelebihan dan kelemahan) untuk mengidentifikasi faktor eksternal (peluang dan ancaman).
- Faktor Internal, yaitu kelebihan dalam kelemahan yang bersumber dari dalam organisasi. Beberapa hal yang termasuk faktor internal yaitu sumber daya yang dimiliki (sumber daya manusia dan sumber daya fisik), manajemen, pendapaan dan pengelolaan keuangan, proses bisnis organisasi, pengalaman-pengalaman organisasi di masa lalu.
- Faktor Eksternal, yaitu peluang dan ancaman yang datang dari luar organisasi. Beberapa hal yang termasuk faktor eksternal yaitu kondisi geografis, demografi, pemerintah, hukum, kondisi perekonomian (nasional dan global), budaya, sosial, politik, tren, lingkungan, perkembangan tekonologi, sumber pendanaan, dan peristiwa-peristiwa yang terjadi.
- Kelebihan (Strengths)
Apa saja kelebihan yang dimiliki organisasi? Bagaimana kelebihan organisasi jika dibandingkan dengan pesaing? Organisasi dapat memahami kelebihan/kekuatan yang dimiliki dari perspektif internal (karakteristik organisasi) dan dari sudut pandang konsumen (bagaimana organisasi di mata konsumen) untuk mencapai peluang dan mengantisipasi ancaman di masa yang akan datang.
- Kekurangan (Weakness)
Apa saja kelemahan yang dimiliki organisasi? Apa saja yang harus diperbaiki? Apa saja yang harus dihindari? Apa yang menyebabkan penurunan layanan? Apakah pesaing melakukan yang lebih baik? Organisasi dapat meminimalisir dan mengeliminasi ancaman dengan memahami kelemahan yang dimiliki.
- Peluang (Opportunities)
Bagaimana kebijakan pemerintah, perkembangan teknologi, tren, perubahan gaya hidup, pola sosial dan sebagainya memberikan peluang terhadap organisasi?
- Ancaman (Threats)
Apa saja hambatan yang dihadapi organisasi? Apa yang dilakukan pesaing? Apakah berbagai kelemahan yang dimiliki organisasi secara serius mengancam keberlangsungan organisasi?
Analisis SWOT digunakan untuk menyusun perencanaan jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang organisasi. Dengan memahami kelebihan, kelemahan, peluang serta ancaman, organisasi dapat menentukan langkah yang paling efektif dalam pencapaian tujuan, menyelidiki masalah yang ditemui dan menemukan solusi, mengidentifikasi hambatan atau ancaman yang membatasi target dan sasaran, mengungkapkan berbagai kemungkinan dan keterbatasan untuk perubahan, serta digunakan untuk presentasi kepada pimpinan organisasi dan pihak-pihak yang berkepentingan.
